Будьте осторожны с вашей электронной почтой

Поскольку компьютерные технологии проникают во все аспекты вашего бизнеса, вы наверняка знаете, что электронная почта стала самым популярных средством коммуникации в предприятии автобизнеса. Это делает более важным подход к электронной почте, как к любому другому типу делового общения общения.
Например, в вашей автомастерской могут быть люди, которые не относятся к своей электронной почте как к деловым письмам. Мгновенное знакомство стало распространенным, потому что технологии стали очень быстрыми. Нам это нравится, потому что мы хотим быстро позаботиться о своем бизнесе и облегчить себе жизнь. Но это не так просто.

Вы не можете позволить себе выглядеть некомпетентным для ваших клиентов и коллег. Хитрость заключается в том, чтобы рассматривать каждое отправленное вами электронное сообщение как официальное письмо или записку. Обратите внимание на орфографию, пунктуацию и стиль.

Это нормально для обмена сообщениями электронной почты, чтобы стать более простым в течение долгого времени, но позвольте этому произойти естественно. Хорошее эмпирическое правило состоит в том, чтобы скорректировать свой стиль, поскольку другой человек настраивает его. Если у вас есть клиент по имени д-р Иван Петров, но он подписывает свои электронные письма «Иван», можно с уверенностью предположить, что вы можете обращаться к нему именно так и что определенный уровень неформальности в порядке. Но никогда не делайте эти предположения только потому, что вы отправляете электронное сообщение, а не официальное уведомление.

Вот несколько моментов о том, что можно и чего нельзя делать:

• Проведите двойную и тройную проверку полей «кому» и «копия» . При необходимости отключите функцию автозаполнения.

• Не вводите все заглавные буквы. В киберпространстве это то же самое, что кричать.

• Включите всю свою контактную информацию в свою подпись.

• Не включайте графический или анимированный текст в свою подпись, поскольку он может затормозить входящие почтовые ящики ваших получателей.

• Добавляйте адреса электронной почты получателей в поле скрытой копии при отправке сообщения большой группе. Большинство людей считают свой адрес электронной почты частным и хотят сохранить его таким.

• Не включайте строку предыдущих сообщений, если они не относятся к текущему обсуждению.

• Разработайте политику электронной почты для сотрудников, чтобы защитить ваш бизнес от отправляемых ими сообщений.

• Не пересылайте шутки клиентам или сотрудникам, даже если они кажутся безобидными. Вы никогда не знаете, как кто-то будет интерпретировать сообщение.