Где экономия средств для предприятия автобизнеса?

Где экономия средств для предприятия автобизнеса?

Организации часто предпринимают различные инициативы по снижению затрат на своих предприятиях. В некоторых организациях есть отделы закупок, и их роль, как правило, заключается в том, чтобы доставить нужный продукт или услугу в нужное место в нужное время по оптимальной цене. В любом случае, если ваша организация централизована с отделом закупок или децентрализована с различными департаментами, работающими над инициативами по экономии средств, обычно возникает одно общее разочарование. Где экономия средств? Почему мы их не видим? Они действительно там? Разочарование может произойти, если не пролить некоторую ясность на проблемы, присущие этому процессу.

Отчет о прибылях и убытках

Большинство из нас предполагает, что полученная экономия будет легко идентифицироваться в отчете о прибылях и убытках или отчете о прибылях и убытках, генерируемых каждый месяц. Любое снижение цены и затрат должно быть легко идентифицировано, верно? Неправильно!

Типичный отчет о прибылях и убытках является кратким документом. Хотя все отчеты о прибылях и убытках являются сводными документами, они, как правило, содержат около 25 строк расходов для рассмотрения. Однако реальность такова, что большинство компаний тратят деньги в пределах от 60 до 130 категорий расходов в зависимости от отрасли. Итак, как эти категории расходов представлены в типичном отчете о прибылях и убытках? Они обычно суммируются в наиболее подходящую строку в отчете о прибылях и убытках.

Помните, что расходные материалы и услуги могут насчитывать до 130 категорий расходов в вашей организации, поэтому полученные вами расходы и сбережения будут объединены со многими другими категориями, представленными в сводном документе о прибылях и убытках, который представлен в документе примерно 25 строками ,

Пример: почему я не вижу экономии канцелярских товаров?

Ваша организация снизила цены на канцелярские товары на 25% и ожидает, что в среднем на канцелярские товары будет экономиться 4 000 долларов в год. Вы убедились, что все сотрудники используют назначенного поставщика по новым ценам, а поставщики продают продукт по согласованным ценам. Таким образом, расходы на канцелярские товары теперь объединены с категорией в вашем отчете о прибылях и убытках, которая указана как «Расходные материалы». Расходы на «Расходные материалы» в этом месяце не уменьшились, а фактически увеличились… как это может быть? Есть несколько возможных объяснений, включая следующие:

Проблема смешивания: в этом месяце могут увеличиться расходы на приобретение товаров в магазине или другие расходы, относящиеся к этой категории материалов, что сократит эффект и выгоды от новой экономии на канцелярских товарах.

Проблема потребления: в то время как цены на канцелярские товары улучшились на 25%, возможно, ваше потребление этих принадлежностей увеличилось… используя больше продуктов, чем вы делали раньше.

Поставщик и проблема: в то время как согласованная цена установлена ​​для определенных предметов, ваши сотрудники могут покупать «неправильные» товары… они могут заказывать латунный степлер по цене 25 долларов США против стального степлера за 5 долларов США. Они также могут использовать не того поставщика. Или, по-другому, у вас есть проблема внутреннего соответствия.

Если возникает какой-либо из этих сценариев, достигнутая вами экономия является законной, но проблема заключается либо в проблеме отчетности, либо в проблеме управления (использования или соответствия).

Аудиты: лучший способ проверить экономию средств

До настоящего времени мы рассмотрели элементы управления расходами, которые обеспечат долгосрочную и устойчивую экономию средств. Мы понимаем, что согласованная экономия затрат может и будет замаскирована составлением отчета о прибылях и убытках с учетом краткого характера документа. Мы также обнаружили, что многие элементы инициативы по экономии средств необходимо контролировать, чтобы обеспечить фактическую реализацию экономии. Итак, что же тогда является лучшим способом обосновать экономию затрат на материалы и услуги в рамках всей организации?

Аудит по категориям подтвердит экономию средств

Аудит по категориям может использоваться для подтверждения экономии затрат при любых расходах. Существует четыре компонента аудита категории, каждый из которых имеет решающее значение для целостности аудита. Экономия затрат будет достигнута, если произойдут четыре вещи: правильная цена, выбран правильный поставщик, правильно реализованы уровни потребления и, наконец, если будут приобретены нужные товары. Если такие вещи произойдут, тогда экономия будет происходить независимо от того, будет ли она видна в отчете о прибылях и убытках или нет. Эти элементы аудита заключаются в следующем:

Соответствие поставщику: отчеты о цене поставщика и соответствии бизнес-условиям ожиданиям или первоначальному договору.

Соответствие требованиям клиента. В этой части аудита сообщается о том, использует ли организация правильного поставщика, назначенного или предпочтительного поставщика. Этот аудит также позволит проверить, соблюдаются ли ожидаемые расходы. Это вопрос денег. Наши общие расходы ниже и соответствуют нашим первоначальным прогнозам или нет? Если нет, организация может использовать поставщиков, отличных от назначенных, и это необходимо определить и исправить.

Соответствие предмета: эта часть аудита проверяет, потребляются ли правильные предметы… предметы с высокой нагрузкой, которые были согласованы и рекомендованы. Эти «основные» предметы или выбранные услуги должны потребляться в сравнении с более дорогостоящими альтернативами, которые могут быть доступны.

Потребление: если организация потребляет больше услуг или ресурсов, затраты возрастут, и будет сложно найти экономию. Очевидно, что если уровень бизнеса возрастет, то большее потребление будет оправданным и приветствуемым. Однако, если бизнес не работает или снижается, потребление должно следовать той же траектории.

Если аудит вашей категории состоит из этих четырех компонентов… будьте уверены, вы сможете сэкономить. Экономия реальна и измерима, и вы только что доказали это с помощью этого простого аудита. Даже несмотря на то, что сбережения скрыты или скрыты в различных финансовых показателях … нельзя оспаривать, что цены ниже, условия лучше, расходы в этой категории ниже, а доллары с ограниченными затратами используются с наиболее экономически эффективными товарами.

Резюме

Эта статья началась с вопроса «Где экономия средств?». Это вопрос, который многие руководители задают своим командам, а некоторые время от времени задают собственные отделы закупок.

Традиционные финансовые документы, такие как отчет о прибылях и убытках, редко могут использоваться для выявления или подтверждения экономии средств из-за краткого характера самого документа. С более чем 130 категориями расходов, зажатыми примерно в 25 строк в типичном отчете о прибылях и убытках, проблема подтверждения экономии может показаться сложной. Эту проблему можно решить с помощью серии проверок после внедрения. Если эти проверки сосредоточены на точности цены, использовании надлежащего поставщика, проверке прогнозируемых расходов и потребления, а также если используются правильные позиции … хорошо, тогда вы подтвердили свою экономию и проделали хорошую работу для своей организации. Когда руководство спрашивает «Где экономия средств?», Вы можете указать на результаты аудита как на подтверждение того, что не только улучшены цены и условия, но также улучшилось поведение и решения сотрудников.